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阿坝州社会保险事业管理局社保业务档案数字化购买服务采购项目邀请函

发布时间:2020-09-15
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来源:州人力资源和社会保障局
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各供应商:

为实现我州社保业务档案管理科学化、规范化、标准化进程,确保业务档案妥善保管、有序存放,防止遗失和泄密,根据《社会保险业务档案管理规定(试行)》(人社部、国家档案局第3号令)和四川省社保局有关规定,拟对州本级政务窗口业务档案数字化扫描项目向社会购买服务,欢迎符合要求的供应商参加。

一、项目名称

社保业务档案数字化购买服务采购项目。

二、项目采购方式

采用竞争性磋商方式进行采购。

三、项目概述

对纸质档案进行整理、立卷、定档、目及装订装盒上架数字化扫描

四、项目工作总量及内容

整理和数字化录入信息系统的纸质业务档案共约600卷,10万页(估算数量,最终以实际录入量为准)。

项目总体要求

(一)供应商在采购人单位实施各项工作。

(二)项目所需加工场所、档案柜架、水电、打印纸、档案袋、参考资料袋由采购方提供。其他设施由中标供应商自备。

(三)严格遵守《保密守则》及采购方的有关规定,供应商应与采购方签订保密协议。工作必须在采购人指定的场所内进行操作,遵守采购人单位作息、出入等日常工作管理制度,确保场所正常秩序和安全。不得遗失、涂改、污损、破坏档案,如有违者,将追究经济及法律责任。

(四)人员进场后未经采购方单位同意不得擅自撤离。

(五)在项目实施过程中,要求接受采购方实时检查与监督,禁止供应商私自使用U盘等移动存储设备,在设备撤离时,必须经过采购人进行检查和确认。

、投标人资格、资质及其他类似效力要求

1.在中国境内注册并具有独立法人资格的合法企业

2.四川省以外的企业应在四川地区设有分公司以上级别的分支机构(注册时间三年以上),(分支机构能提供有效的营业执照、组织机构代码证、税务登记证)

3.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度

4.具有履行合同所必须的设备和专业技术能力

5.投标人参加本次政府采购活动前三年内,在经营活动中没有重大违法违规记录

6.本项目不接受联合体报价

、项目服务、商务及其他要求

本次项目是对阿坝州社会保险事业管理局社保档案整理组卷归档和数字化扫描服务,并将数字化后成果逐份挂接到档案管理系统内,档案管理系统需投标人提供。

(一)项目要求

1.服务规范及标准依据

1)国家档案局3号令《社会保险业务档案管理规定(试行)》

2)中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)

3)《档案著录规则》(DA/T18)

4)GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范

5)GB/T7156-1987《文献保密等级代码》

6)GB/T9704-1988《国家机关公文格式》

7)《连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分:要求和指南》(GB/T17235.1-1998)

8)《连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分:一致性测试》(GB/T17235.2—1998)

2.项目基本条件

本项目待处理档案(以下简称为“本项目档案”)属社保档案。历史社保档案尚未组卷归档,幅面以标准A4(或16开)为主,兼有8开(或B5、A3)等其他幅面,纸张颜色、厚薄不一,纸质偏脆,部分档案会大于A3篇幅,少量档案有破损、字迹褪色现象,档案卷皮新旧参差。

3.社保业务档案整理服务要求:

1)本项目社保档案大部分未装订整理,需整理组卷。

2)整理后将需按照国家档案局3号令《社会保险业务档案管理规定(试行)》标准进行装订及归档。

3)档案案卷目录和卷内文件目录需进行电子化编目著录。

4)需要重新编制页码,打码机打页号。

5)档案卷内目录,需重新打印。

6)所有社保档案均需数字化扫描。

7)档案数字化加工后的成果挂接到相对应的卷内文件目录下。

8)提供纸质和电子版的案卷目录。案卷目录需要录入到档案管理系统内。

4.数字化扫描服务技术要求

1.中标方负责整个项目档案的调卷、保管、归还工作。调卷人和采购方的有关人员一起,到档案馆库房,根据清单,提取相应的案卷。双方在《档案数字化处理调卷登记本》上登记、签字。

2.调卷(主要指文书档案)时以“全宗号/目录号/年度”为单位调卷,即一个“全宗号/目录号/年度”的档案一次性调出,一次可以调取1个全宗内的1个或多个目录号的档案。

3.遵守采购方的库房管理制度,进入库房要换上专用拖鞋,或穿上鞋套,确保库房清洁卫生;不得随意翻阅其他档案。要妥善保存档案,确保档案的安全。

4.档案实体以及在计算机档案数据系统中,把待整理、待扫描的档案有不规范目录号、案卷号进行规范整理,整理时按如下要求:

1目录号编制要求

⠂ 1)一个全宗内档案的目录号不能出现重号

⠂ 2)目录号的字符长度确定为2位

2案卷号编制要求

⠂ 1)一个目录号内,案卷号必须从1开始连续编号,不能出现重号、漏号、跳号

⠂ 2)案卷号的字符长度统一为3位(仅指电子目录)

⠂ 3发现不规范的案卷号要及时通知采购方,在得到采购方的确认后再予以整理。

3)页码编制要求

⠂ 1)页码编制位置在档案实体的右下角

⠂ 2)页码可以机打

⠂(4)卷内目录录入格式要求

⠂ 1)卷内目录要将本卷每份文件的题名全部录入,其格式:文件编号、题名、责任者、成文时间8位数(19900203)、页数、保管期限、顺序号2位数、页号。

⠂ 2)将录入的卷内目录要与扫描的案卷目录一一对接。

5.档案拆卷、核对要求

1)根据修改后的目录号或者案卷号对档案实体的档号重新编写,包括对档案卷盒正面、侧面及软封面的相应栏目进行修改。档案盒案卷题名进行机打,以便保证规范、准确一致,确保案卷的整洁美观。

2)将以卷为单位装订的档案拆解成以张为单位的档案。

3)在拆解档案时不能人为造成档案原件的损坏,在拆解档案时若遇有损坏的要及时进行裱糊。

4)拆开的档案不得出现任何漏缺页及顺序差错。

5)案卷内(或归档年度内)文件与文件之间的顺序,可基本保持原有顺序不变。文件内页与页之间的顺序,要仔细核对原件的页序,对拆解前次序颠倒的页面,拆解后要予以更正。

6)卷内文件按次序从1开始连续编号,不得有重号、跳号,空白的页面不编页号,双面的页面双面均需编写。图、文混排的案卷,每张图纸视同一页文件编制页号。

7)案卷内页号编制在文件正面的右下角,背面的左下角。

8)一般采用编码机编制页号。

6.文件扫描要求

1)按要求区分扫描件和非扫描件,确定需扫描的文件。重份的文件不扫描;未解密的文件不扫描;幅面很大超过4个分区难以保证扫描、图像拼接质量的文件不扫描。其他经采购方确定不宜扫描的文件。

2)已确定扫描的档案,在《档案实体、图像扫描、图像挂接页数登记表》中进行登记。

3)需扫描的档案,页面破损严重无法直接进行扫描的,应先进行页面修复;页面折皱不平,影响扫描质量的,应先压平。

4)本项目档案有纸张老化和字迹蜕变现象,采用平板扫描仪逐页逐张扫描。

5)采用连续色调图像扫描。连续色调静态图像采用JPG格式存储。对幅面超过A3的大幅面档案文件应采用分区扫描形成多幅图像,以便进行图像拼接处理,合并成一个完整的图像。

6)扫描分辨率一般选择200~300dpi。对于字体较小,字迹模糊的档案,可适当提高扫描分辨率。选择灰度扫描或彩色扫描,采用局部深化技术解决。带插图的采用高分辨率灰度或彩色扫描技术将插图与文字一起扫描,保证档案的历史面貌。照片采用JPEG格式扫描,保证照片清晰度。部分文件复写字迹正面不清晰,背面比较清晰,对于这种原件应正面、背面均作扫描,并对背面的图像作水平翻转处理,最后将正面的图像与经过翻转处理后的背面图像拼接为一页。

7)图像文件依照采购方制定的命名规则来命名,扫描时应逐级建立文件夹,形成的图像文件按其归属存入相应的文件夹内。

7.图像处理要求:

1利用图像处理工具对扫描后形成的图像文件进行清晰度、色调、污渍、黑边、偏斜等的检查、调整、清除等,以达到较高的图像质量,要求能用彩色打印机打印出清晰的扫描图像。其中,要求图像黑边率≦0.003%、图像模糊率≦0.003%、图像噪音率≦0.003%、尺寸偏差率≦3%。

2利用图像处理工具对扫描过程中出现的方向不正确的图像进行旋转还原,以符合阅读习惯,保证数字图像的偏斜角度≦±0.5度。

3遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则,利用图像处理工具去除数字图像中影响可懂度的黑边及污点。文件装订孔形成的图像斑点应去除;档案文件整理过程中编制的失效页码等印记应去除(但档案原件本身原始页码的图像信息不能剪除);为节省存储空间,扫描的图像应去除无内容、多余的边。

4)原件幅面过大的,采取分幅扫描而形成的幅面分离的图像进行拼接。

8.图像挂接要求

1)将经过质量检测后的数字化图像文件对照数据库中的目录数据,通过逐份导入的方式导入到采购方指定的博阳好易档案管理系统中。

2)建立目录数据与图像文件的关联后,中标方应按100%的比例对挂接质量进行全面检查,检查数据挂接的完整性(有无漏挂)、准确性(有无错挂)、有效性,有不符合质量要求的要重新挂接。

9.实体档案的复原。档案装订前要认真检查档案数量是否齐全,档案目录是否完整,卷内文件的各种编号与档案封面和目录各项是否相符,文件排列顺序是否正确。对装订位置不足的页面,须进行加边处理。对破损的档案要修复。装订要结实、齐整(右边、下边对齐),不掉页,不倒页,不压字,不损坏文件,不妨碍阅读。

10.中标方还卷人和采购方的有关人员一起,对拟归还的档案逐卷或逐件清点,共同进行案卷内容、目录、数量的核对。清点结束,双方在《档案数字化处理调卷登记本》上登记、签字。

11.对《档案管理系统》培训、维护服务

12.档案管理系统技术要求:

软件提供商提供的软件必须是信誉可靠、技术先进、且有成熟运用实例的软件。

软件提供商应享有软件的著作权,或拥有该档案管理软件软件著作权人的授权。

软件提供商提供的软件不违反中华人民共和国信息产业部相关软件安全要求。

软件提供商提供的软件必须遵守中华人民共和国信息产业部5号令《软件产品管理办法》中备案或登记的软件产品。

主要功能要求

1

单窗口模式

所有操作基本上都可以保证在一个窗口中执行,这样避免打开多窗口降低使用效率。

2

数据压缩还原

数据压缩还原全部是自行开发,具有独立的知识产权,节约存放空间。

3

查询方式多。

至少有6种查询方式,方便快速的查找到所需要的档案。

4

符合标准

符合国家档案局标准,有二十年以上推广经验。

5

灵活定制

档案软件能够灵活定制,以满足特殊需求时不必开发软件,通过设置即可实现。

6

纸质及电子文件一体化管理

采取原文库和电子文件库同时存在的方式。提供了完备的纸质和电子文件归档的保存方案。

7

自动可以定制归档方式。

对归档的细节可以灵活定制,例如分配件号所采用的字段排序方案。

8

能够引进并转出多种格式数据。

任何外部数据都能够引进到档案系统中。包括:如DBF文件数据,EXECL数据。

9

系统回收站。

时时保留的操作痕迹,随时可以恢复误操作。

10

年报自动统计。

档案年报数据可以真正通过计算机统计产生,不需人工填写。

11

超强的打印编目能力。

打印各种编目格式,可以满足用户任何要求。

12

刻录光盘一体化

随时可以把档案数据通过转出刻录到光盘,光盘可以脱机浏览。

13

扩展性强

能够无缝升级到网络版,不需要更改数据。

14

兼容性强

能够兼容四川省电子档案系统V3.1版数据。


(二)商务要求:

1)项目完成时间:合同签订起2个月内完成。

2投标人的投标报价包括相关服务费用、设备费用、人员交通、食宿费及相关税费等所有费用。

3)付款方式:

三次付款。签订合同后支付预算金额的10%作为进场费;完成工作进程50%时,支付50%的款项,在完成全部项目工程量并验收合格后一次性支付剩余款项。

(三)其他要求:

1)投标人的投标总价不能超过本项目财政资金预算7.2万元,否则按无效投标处理。

2)投标人必须在采购单位指定的场所完成数字化工作。

3)在招标项目实施的各个工作环节中,必须确保档案信息和档案实体的安全。

4)本采购项目严禁转包。

⠂༯span>⠼/span>验收要求

1.验收包括对实物档案及录入系统内数字化档案和档案材料著录目录三者的验收,实物档案验收必须逐卷清点。

2.必须严格数字化档案质量,对录入系统的数据进行自检,自检达标的数据才能递交采购方验收。

3.档案材料著录目录与数字化档案的对应正确率须为100%。

4.验收差错分为整理错误、著录错误与数字化错误三类,有差错的需重新调整、改正直至完全合格;正确率达到100%的批次才能被认定为验收合格,重做部分再次验收数不计入正确率。

5.指定专人负责领取归还档案的清点、交接和保管工作。

6.完成所有实物档案数字化加工任务,进行履约验收,验收通过以双方签署项目验收单为准。⠼/span>

、所需材料及递送方式

(一)所需材料。

1.加盖鲜章的报价表(需列明企业名称、地址、联系方式,项目单价、总价,拟采用的材质,相关技术处理措施,供货时间和方式,售后服务保障等)一式三份

2.加盖鲜章的企业营业证照、法人身份证复印件各1份

3.加盖鲜章的企业相关资质、信誉证书复印件各1份。

4.按照本项目的要求,制定的详细整体服务方案。

5.近三年省内和州内用户签订合同复印件。

(二)递送方式和时间要求。

将相关资料密封后,于2020年920日前邮寄(邮政编码:624000,联系电话:0837-2823658)或专人递送至阿坝州马尔康市南木达街1号州人力资源和社会保障局办公大楼阿坝州社会保险事业管理局办公室。

(该函采用电子档发送方式发出)


阿坝州社会保险事业管理

 2020年915

责任编辑:州人社局

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