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阿坝州人力资源和社会保障局阿坝州档案局关于进一步规范管理全州企业职工档案的通知

发布时间:2020-02-27
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来源:州人力资源和社会保障局
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各县(市)、卧龙特区人力资源和社会保障局,州、县(市)属各企业:

为进一步加强企业职工档案规范化管理,完善企业职工档案管理制度,有效保护和利用档案,切实维护企业职工合法权益,确保社会保险基金安全,根据《中华人民共和国档案法》及《中共中央办公厅关于印发干部人事档案工作条例的通知》(中办发201860号)等要求,结合我州企业职工档案管理现状,现就做好全州企业职工档案规范管理工作有关事项通知如下:

一、目的和意义

企业职工档案是管理部门、用人单位在职工招(聘)用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等材料,涉及到每位企业职工的切身利益。实行企业职工档案科学化、制度化、规范化管理,对促进企业持续健康发展意义重大。

二、企业职工档案管理部门职责

职工档案应由所在企业的劳资(组织人事)部门管理。实行档案综合管理的企业单位应设专人管理职工档案,主要职责有:

(一)保管职工档案;

(二)收集、鉴别和整理职工档案材料;

(三)办理职工档案的查阅、借阅和转递手续;

(四)登记职工信息变动情况;

(五)为有关部门提供职工情况;

(六)做好职工档案的安全、保密、保护工作;

(七)定期向档案室(馆)移交档案。

(八)在企业破产、改制或重组中,做好职工档案处置工作,合理确定档案归属和流向,确保档案安全、不遗失。

(九)办理其他有关事项。

三、档案的内容

(一)招工(用)、转正定级、劳动合同、体检、政审等材料;

(二)履历材料;

(三)自传材料;

(四)鉴定、考核、考察材料;

(五)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料);

(六)入党(团)及民主党派的材料;

(七)奖励材料;

(八)处分材料;

(九)调动、聘用、复员退伍、转业、工资、调资、保险福利待遇、出国、退休(职)等材料;

(十)可供组织参考的其他材料。

四、档案的收集、保管和销毁

(一)档案收集。企业劳资(组织人事)部门对职工考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集,整理立卷。归档材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后立即归档。收集档案时要检查档案内容是否与档案目录一致,无档案目录的,要重新整理、编写。企业新招(聘)用人员,依法签订劳动合同后,应在一个月内收集有关材料及时整理立卷建档,并由本企业劳资部门保管。

(二)档案保管。企业的劳资(组织人事)部门按规定统一管理职工档案,要建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。对不具备档案保管条件的企业(停产、破产、改制等)和职工个人自行保管的档案,应由企业主管部门收集,逐一登记造册,统一管理。职工个人保管的档案须同时提交《承诺书》,注明因何原因自行保管档案,并承诺档案内容与档案目录一致且档案内容无涂改、伪造、损毁、丢失等情况,自行保管期间如发生上述情况责任自负。企业档案室要按照建设标准,在硬件上达标,同时配备必要的设备和专职档案管理人员。

(三)档案销毁。对无保存价值的档案,应由单位主管领导、档案部门技术人员和相关人员组成档案鉴定小组,开展再次鉴定工作。鉴定后,确属无保存价值的档案,应逐件登记造册,经单位主要领导签字批准后方可销毁。

五、档案的提供利用

因工作需要查阅和借用档案,须遵守下列规定:

(一)企业应制定查阅档案的制度。查阅档案必须严格遵守保密制度和查阅规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容,对违反者,应视追究相关责任。

(二)查阅档案应出具单位介绍信。查阅档案应委派从事档案工作的人员查阅。档案原则上不得借出查阅。如必须借出查阅时,应事先提交报告,说明理由,经单位主管领导批准、履行借阅登记手续后方可。任何个人不得查阅或借用本人及亲属(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的档案材料。

(三)需从档案中取证的,须档案管理单位主管领导批准后,方可按规定程序办理。

六、档案的转递

企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的职工档案管理部门。转递档案应遵守下列规定:

(一)通过机要邮递,不得本人自带。对转出的档案,必须按统一规定的企业职工档案转递通知单的项目登记,并密封包装。

(二)对转出的材料,不得扣留或分批转出。接收单位收到档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即返还转出单位。逾期一个月转出单位未收到回执应及时查证,以防丢失。

七、工作要求

(一)加强组织领导。加强企业职工档案管理是建立现代企业制度的重要组成部分。各相关单位要高度重视,明确责任,统筹安排。要重视规范管理档案工作的监督和检查,有计划、有步骤的推进企业职工档案管理工作。

(二)强化督促指导。各级人力资源社会保障行政部门要依据国家和省的有关政策规定,深入一线,督促指导企业建立起职工档案立卷、归档、保管、转递、使用、登记、统计和保密等制度。在办理职工调动、评定技术等级和技术职称、退休、代存流动人员档案等手续时,要严格按照规定要求审档,凡职工档案不符合规定要求的不予办理有关手续。

(三)严肃工作纪律。企业职工档案管理是一项严肃的政治工作,各企业(单位)要规范企业职工档案工作,严格执行党和国家有关档案保密的法规和制度,做好档案的保密工作,防止泄露档案内容和丢失档案材料。如涂改、伪造档案中的原始内容,一经发现,要按相关规定严肃追究有关人员的责任。州人力资源和社会保障局将定期或不定期对各企业职工档案管理情况进行督促检查,积极推动我州企业职业档案管理工作有序运行。

阿坝州人力资源和社会保障局         阿坝州档案局

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责任编辑:州人社局

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