阿坝州人力资源和社会保障局关于2021年度流动人员人事档案数字化购买服务采购项目的邀请函

发布时间：2021-05-08

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来源：州人力资源和社会保障局

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各供应商：

根据工作需要，按照省人社厅关于规范普通高等学校毕业生流动人员人事档案的相关要求，拟对2021年度流动人员人事档案数字化项目向社会购买服务，欢迎符合要求的供应商参加。

一、项目名称

2021年度流动人员人事档案数字化采购项目。

二、项目采购方式

采用竞争性磋商方式进行采购。

三、项目概述

对纸质档案进行接收、整理、录入、全部换装新档案袋、编号、归档；对新接收的档案进行核对、登记、分类存储；在流动人员人事档案信息管理服务系统中将流动人员人事档案相关信息录入系统平台，每份档案系统中可录入指标近40项；新接收档案在4日内完成整理录入工作，接受网络查询，对档案转出信息（含整理录入期的档案转出）按规定进行录入。

四、项目工作总量及内容

（一）2021年5月至2021年10月15日期间完成2021年度截止项目时间所有档案接收、整理、录入、全部换装新档案袋、编号、归档；对新接收的档案进行核对、登记、分类存储；在流动人员人事档案信息管理服务系统中将流动人员人事档案相关信息录入系统平台，每份档案系统中可录入指标近40项；新接收档案在4日内完成整理录入工作，接受网络查询，对档案转出信息（含整理录入期的档案转出）按规定进行录入。

（二）需整理和数字化录入信息系统的纸质流动人员人事档案共约8.0千卷（估算数量，最终以实际录入量为准）。

（三）项目实施过程中需要的设备，由供应商自行提供。

（四）项目主要工作包括对纸质档案进行接收和核对、整理、录入、全部换装新档案袋、编号、归档，档案转出登记录入，每份档案系统中可录入指标近40项。

（五）本次报价为最终报价，采购报价必须包括完成业主当前环境下项目正常运行所需的全部费用。

五、项目总体要求

（一）供应商在采购人单位实施各项工作。

（二）项目所需加工场所、档案柜架、水电、打印纸、档案袋、参考资料袋由采购方提供。其他设施由中标供应商自备。

（三）严格遵守《保密守则》及采购方的有关规定，供应商应与采购方签订保密协议。工作必须在采购人指定的场所内进行操作，遵守采购人单位作息、出入等日常工作管理制度，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、涂改、污损、破坏档案，如有违者，将追究经济及法律责任。

（四）人员进场后未经采购方单位同意不得擅自撤离。

（五）在项目实施过程中，要求接受采购方实时检查与监督，禁止供应商私自使用U盘等移动存储设备，在设备撤离时，必须经过采购人进行检查和确认。

六、项目所需遵循的技术标准

1、DAT31-2017中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》；

2、DA/T18-1999《档案著录规则》；

3、GB/T18894-2016《电子文件归档与管理规范》；

4、《档案法》；

5、GB/T32623-2016《流动人员人事档案管理服务规范》；

6、《阿坝州流动人员人事档案材料分类及排序标准》；

7、《阿坝州流动人员人事档案数据采集业务工作标准》；

8、《阿坝州流动人员人事档案纸质档案规范整理业务工作标准》。

七、项目技术及服务要求

（一）项目实施时间要求：

流动人员人事档案接收和规范整理、数字化录入信息系统：2021年10月15日前完成（不含项目履约验收）。

（二）档案数字化加工质量要求

1、档案交接

供应商应该按照采购方提供的标准并在采购方的监督下进行检查接收。供应商逐卷清点核对无误后三方（采购方、供应商、交档人）在《档案移交清单》上签字确认。供应商对接收的档案及其材料的安全负责，如发生任何档案遗失问题由供应商承担全部法律及经济责任。

2、档案材料分类

档案材料分类应按照阿坝州人力资源服务中心《阿坝州流动人员人事档案材料分类及排序标准》要求进行分类，该过程相关要求如下：

（1）按《阿坝州流动人员人事档案材料分类及排序标准》将所有档案材料进行分类，并对第四类和第九类材料进行二级分类。

（2）人事档案中的每份材料均应属该档案主体的材料,不得装入他人材料，若发现有同名异人、张冠李戴的，应在材料右上角用铅笔工整注明“误入（档案编号、姓名）档案中”，移交采购方。

（3）人事档案的材料应符合收集归档要求，不属于归档范围但具有一定参考价值的材料，统一装入“参考材料”袋；属于归档范围的重复材料，在材料右上角工整注明“重”的字样，统一装入“参考材料”袋中。

3、档案材料整理

档案整理是根据阿坝州人力资源服务中心《阿坝州社会人才人事档案纸质档案规范整理业务工作标准》要求进行整理，该过程相关要求如下：

（1）拆除每份材料上的曲别针、大头针及有锈迹的钉书针等金属装订物，拆除装订物时不得损坏原始材料。

（2）每份材料必须保证各自独立，严禁将多份（页）材料以缝纫、裱糊等形成粘连在一起，不允许将单份材料人为拆分。

（3）纸张折皱不平的材料应进行压平。

（4）纸张破损的材料应进行修裱，修裱托纸与原载体粘结牢实，但不得影响材料翻阅，修裱件应舒展平整，无皱纹，无起泡、与其他材料粘连在一起，拼对裂缝应准确无误，无变形走样、无损坏原载体和字迹。

（5）每个类别中的材料排序后，应用2B铅笔在每份材料首页的右上角按“1-1”的格式编写类号，按“4-1-1”的格式编写顺序号，要求字迹工整，大小以宋体四号为宜。

（6）在每页材料右下角按卷逐页编写页数，除《体格检查表》所附心电图不编页外，其他有图文的页面每面计为一页，有封面的材料从封面开始计算，页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象，编写字迹工整。

4、档案材料著录

（1）每份流动人员人事档案内的每份材料编写录入一条目录，附件与原件应视为一份材料，附件与正文应视为一份材料。

（2）著录项目：序号、材料名称、材料形成时间、材料页数，每份材料著录一条档案目录。

序号：每份材料序号用阿拉伯数字表示顺序号，每类从“1”开始。

材料名称：应根据材料题目填写或缩写，字数一般不超过20个汉字，证明材料名称应拟为：XXX的证明材料，关于其父XXX的情况证明。

材料形成时间：填写材料的落款或生效时间，如遇没有时间的则应根据前后材料的时间和其形成阶段进行推算。

页数填写：材料的页数，凡有图文的页面，每面计为1页，有封面的材料从封面开始计算，A3页面材料为一个整体版面的计为一页不能拆分。

5、成品质检及验收

（1）检查档案材料实物、档案材料目录二者是否对应一致。

（2）检查档案著录是否正确。

（3）检验数字化人事档案录入率和准确率均为100%。

（4）检查档案接收到录入完成的时限。

6、数据备份

为保证数据安全，应对实物档案数字化后的成品数据，使用甲方提供的移动存储设备进行备份，全部数据及著录以卷按档案编号命名文件夹名称并存储在相应目录下。

7、移交流程

应按采购人要求将备份的数据以及经验收合格的实物档案移交给甲方。

（三）验收要求

1、必须严格按照时间要求完成档案录入工作，确保接收档案4日内录入完毕接受网上查询。

2、验收包括对实物档案及录入系统内数字化档案和档案材料著录目录三者的验收，实物档案验收必须逐卷清点。

3、必须严格数字化档案质量，对录入系统的数据进行自检，自检达标的数据才能递交采购方验收。

4、档案材料著录目录与数字化档案的对应正确率须为100%。

5、验收差错分为整理错误、著录错误与数字化错误三类，有差错的均需重新调整、改正直至完全合格；正确率达到100%的批次才能被认定为验收合格，重做部分再次验收数不计入正确率。

6、指定专人负责领取归还档案的清点、交接和保管工作。

7、完成所有实物档案数字化加工任务，进行履约验收，验收通过以双方签署项目验收单为准。

（四）安全保密要求

1、供应商必须承诺与采购方签订并严格落实安全保密协议书，保证档案材料的安全保密性，做到绝对不外泄任何信息（提供承诺函原件加盖公章）。

2、供应商应提供组成数字化加工服务中心的组织机构表（包括人员名单及其身份证复印件、涉密人员上岗证复印件，以上材料均须加盖供应商公章，原件备查）。

3、所有进入加工场地的工作人员实行挂牌制度。杜绝工作人员对档案及档案信息的擅自复制、传播行为。

4、本项目制作过程中形成的图片、工作记录等所有材料的所有权归采购方所有，在任何情况下，供应商都不能将其转让给第三方使用及用于样本展示，否则将承担一切经济和法律责任。

5、进行数据移交时，供应商电脑上的数据必须在采购方工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次电子化加工的监管记录。

6、不得在工作场地使用与工作无关的设备。

7、严格执行国家档案局发布的《档案数字化外包安全管理规范》。

（五）服务期限要求

服务期限：双方约定购买服务合同期限，供应商无限期的按照业主要求对数字化的人事档案随时提供错误修改。

（六）商务要求及合同主要条款

序号	内容	招标采购采购要求
1	交货时间/工期要求/服务期限	2021 年5月至2021年10月15日前
2	履约、验收要求与标准	采购人制定的相关标准和要求，国家及行业相关标准
3	款项支付方式、进度	实行整体外包（含对纸质档案进行接收、整理、录入、全部换装新档案袋、编号、归档；对新接收的档案进行核对、登记、分类存储；在流动人员人事档案信息管理服务系统中将流动人员人事档案相关信息录入系统平台，每份档案系统中可录入指标近40项；新接收档案在4日内完成整理录入工作，接受网络查询，对档案转出信息含整理录入期的档案转出按规定进行录入。）
		采购服务交付使用后付合同总价的100%。
		不扣留质量保证金，由供应商在签订合同前向采购单位交纳履约保证金5000元，于采购服务连续正常运行满12个月予以退还。
4	质保及售后/后续服务要求	项目通过验收后，无限期的按照甲方要求对数字化的人事档案随时提供错误修改。
5	其他	1．服务单位配备足够的人员和设备开展工作，以满足工作进展需要。 2．及时向委托方提交合格的成果报告。并负责项目整个实施期间的联络工作。 3．过程中发生的人身及设备事故由服务单位自行负责。 4．所需器材、设备均由成交供应商提供（内网联通除外）。